POLYSOFT

Polysoft è stata fondata nel 1980 in Svizzera da due ingegneri : Patrick Mégard e Serge Favre.

Polysoft, specializzata nell'informatica tecnica, ha introdotto nel 1985 per il mercato industriale, una linea di prodotti CAD/CAM per la progettazione e la realizzazione di componenti.

Nel 1993, Polysoft deposita un brevetto chiave chiamato "processo isologico". Questa innovazione permette al prodotto un considerevole vantaggio nella realizzazione dell'interfaccia utente, con un aumento di produttività da 10 a 100 volte superiore alle soluzioni tradizionali.

    OBIETTIVI

SISTEMA INFORMATIVO PER L'AUTOMATIZZAZIONE DELLA DISTRIBUZIONE E GESTIONE DOCUMENTI

Doc-Manager è stato progettato e realizzato per semplificare ed eliminare, ove possibile, il transito di documenti cartacei negli uffici. Esigenza diventata un assillo, in quanto la carta sta sommergendo le scrivanie di tutti gli impiegati ed i tecnici delle aziende o di enti pubblici. Per anni l'informatica ha promesso la soluzione di questo problema, ma sino ad ora è stata solo capace di accelerare la produzione dei documenti con l'introduzione di nuove tecnologie dedicate ad aumentare la produttività personale. Per contro il ruolo della carta è sempre più importante duplicando spesso il contenuto degli archivi digitali a qui si aggiungono tutti i documenti che continuano a pervenire dall'esterno. Pensiamo all'avvento dei fax : grande celerità nell'invio della corrispondenza ma scrivanie riempite di fogli, spesso sbiaditi, che aggravano la nostra già pesante situazione logistica. Un segno positivo, pur con qualche limite, ci arriva dalla tecnologia E-mail che sicuramente procede nella direzione corretta : l'eliminazione del documento cartaceo e la tempestività delle comunicazioni. Perché non prendere spunto da questo successo e trasferire questi benefici a tutta la corrispondenza e alla documentazione aziendale?

Questa l'idea che può portare grande competitività alle aziende moderne.

Governare tutto il flusso dei documenti ( bolle, fatture, cataloghi, ordini, corrispondenza, disegni tecnici, fotografie, etc... ) rappresenta oggi la sfida più importante da accettare e da vincere. La nostra tecnologia mette a disposizione di tutti gli utenti le informazioni necessarie a svolgere la propria attività tempestivamente senza movimentare inutili media.

Doc-Manager inoltre è insuperabile per organizzare, tramite i documenti stessi, le attività di ogni operatore.

  PROTOCOLLO

Il sistema Doc-Manager si prefigge di gestire la distribuzione dei documenti a partire dal Ioro ricevimento, in modo da determinare la tipologia e smistarli agli uffici interessati. Gli originali fiscalmente o legalmente rilevanti verranno numerati e riposti nei faldoni per essere conservati per il periodo di legge, non prima di essere digitalizzati tramite uno scanner, come avverrà per tutto il resto della corrispondenza che successivamente verrà invece distrutta conservandone solo l'immagine nell'archivio di Doc-Manager. Da questo momento non sarà più necessario trasferire fogli di carta da un ufficio all'altro ma, come con le E-mail, sarà sufficiente recapitare un messaggio di posta elettronica e dei documenti digitali allegati.

CLASSIFICAZIONE

L'operazione più importante che viene richiesta per l'archiviazione indicizzata dei documenti è quella di assegnare alla base dati una serie di informazioni che permettano successivamente di ritrovarli. Doc-Manager fornisce una serie di strumenti specializzati per tale scopo. Essi sono una chiave importante della produttività dei processo e quindi su di essa abbiamo focalizzato l'attenzione dei nostri specialisti fino a renderlo ottimale.

DISTRIBUZIONE

Il sistema, riconosciuta la classe del documento tramite la relazione tra Io stesso e le mansioni degli operatori, é in grado di far pervenire a ciascun addetto interessato la notifica della posta in arrivo e l'allegato digitale del documento immesso nella rete. Le funzioni tipiche della posta elettronica favoriranno la sua l'immediata presa in esame. Senza interventi manuali l'operatore potrà consegnare al reparto o alle persone interessate i documenti assicurandosi che vengano presi in esame nel modo più rapido. Il destinatario riceverà in allegato anche le attività da eseguire in relazione al documento stesso e potrà far pervenire la notifica ad un altro operatore allegandone l'iter. Semplicità e rapidità permettono anche ad operatori non specializzati l'utilizzo di Doc-Manager, rendendolo uno strumento di larga diffusione negli uffici.

L'ORGANIZZAZIONE

Sono presenti nel sistema informativo degli archivi specializzati che permettono una totale automatizzazione nella distribuzione dei documenti :

Archivio degli utenti	Mailing list per le notifiche
Archivio delle chiavi di accesso	Archivio degli iter
Mansionario	Archivio delle classi dei documenti
Archivio delle attività	Archivio dei reparti

  ITER DEL DOCUMENTO

GESTIONE DELL'ITER DEL DOCUMENTO

Il sistema Doc-Manager dispone di uno strumento formidabile per il controllo e la velocizzazione dei processi legati alla documentazione. Esso prevede la possibilità di poter definire l'iter di ciascuna classe di documenti in modo da unire il processo automatico della notifica della posta all'assegnazione delle attività da effettuare tramite il documento stesso. Ad ogni classe di documento viene definito un insieme di operazioni o attività e la sequenza con cui devono essere eseguite. Sarà sufficiente assegnare in fase di classificazione il tipo di documento che la procedura provvederà sia alla notifica che ad allegare l'iter da seguire. Questa funzionalità prevede di poter firmare l'attività eseguita quindi il sistema provvede allo smistamento successive ad altri utenti per il controllo e la vidimazione finale. La fine di ogni iter prevede la memorizzazione nell'archivio storico delle informazioni di processo e l'eventuale emissione di reports specifici.

Ogni operazione lascia una traccia indelebile nel registro degli interventi in modo da rendere rintracciabili eventuali modifiche.

DOCUMENTI ALLEGATI L'applicativo prevede la realizzatione di dossiers capaci di contenere sia il documento esterno in formato digitale che gli elaborati interni a supporto o a corredo di quest'ultimo. In tal modo si può procedere a stivare nel DB-DOC tutti gli elaborati prodotti dagli utenti in relazione al documento base o alla pratica e quindi fissare le relazioni in modo da poterli reperire non solo per classe, data o altra chiave, ma anche per numero di pratica o di folder. L'utente potrà creare super aggregazioni di file eterogenei in grado di soddisfare le esigenze di archiviazione e di recupero delle informazioni documentali. I formati disponibli sono : Tutti i formati di Office ( se presente nella rete ) Formati raster ( tiff, gif, pcx, bmp, jpg, gif, etc... ) Formati vettoriali ( dxf, dwg, iges, hpgl, pdf ) Formati html per la posta elettronica Di tutti questi tipi di formato sono possibili visualizzazioni, ingrandimenti anche in pre-view e stampe in modo da poter sostenere qualsiasi esigenza. dxf e dwg sono marchi di Autodesk pdf è un marchio di Adobe

  GESTIONE CATALOGHI

Uno dei maggiori problemi delle aziende o enti che effettuano acquisti per proprio consumo o per rivendita è la rapidità di consultazione dei cataloghi. Questa attività spesso si scontra con la natura stessa del media. Non potendo duplicare i fascicoli e dovendo offrire a molti utenti una rapida consultazione, non resta che automatizzare la distribuzione. Doc-Manager permette l'archiviazione digitale degli stessi in dossier (classificati per fornitore, data di validità, etc... ), allegarne i listini prezzi ed eventuali pagine di indice. Tutti gli utenti autorizzati saranno in grado, in pochi istanti, di reperire cataloghi, visualizzarli, ingrandirne un dettaglio e stampare una o più pagine o allegarle ad una E-mail in uscita.

Se il fornitore è in grado di mettere a disposizione il CD dei propri articoli, saranno risparmiati i tempi di digitalizzazione delle pagine.

  GESTIONE DISEGNI

Tutte le aziende di produzione, servizi o pubblica amministrazione, oltre alla corrispondenza e i documenti amministrativi, hanno necessità di gestire anche gli elaborati dell'ufficio tecnico. Questi documenti necessitano di una gestione specifica visti i formati e le dimensioni ragguardevoli che è necessario considerare.

Doc-Manager dispone di tutte le funzioni necessarie ad un corretto e sicuro utilizzo dei disegni tecnici da mettere a disposizione degli utenti autorizzati.

INSERIMENTO E CLASSIFICAZIONE AUTOMATICA

L'applicativo prevede di generare l'archivio dei disegni utilizzando i documenti tecnici già presenti in azienda o inviati da fornitori e clienti. Vista la natura diversa dei media disponibili, Doc-Manager mette a disposizione un set completo di strumenti adatti. I vecchi disegni su supporto cartaceo o su lucido devono essere digitalizzati e memorizzati nei formati degli scanner per la rappresentazione dell'immagine. Nessun vincolo per la realizzazione dell'archivio : l'utente può scegliere il formato preferito in funzione degli strumenti a sua disposizione. Doc-Manager fornisce, oltre a tutti i formati raster proposti, anche i formati più diffusi per i documenti vettoriali. DXF, DWG, IGES, HPGL oltre al suo formato interno, coprendo la quasi totalità dei mercato garantendo un'alta compatibilità con il presente ed il futuro.
Il pannello di controllo del programma prevede la possibilità di selezionare dei cartigli prototipo e indicarne semplicemente le zone ove reperire le descrizioni dei campi chiave che serviranno poi per le ricerche. Essi formeranno la classificazione automatica di tutti documenti. Nella fase preliminare dell'organizzazione degli archivi Doc-Manager fornisce una serie di automatismi formidabili capaci di ridurre al minimo gli interventi manuali di classificazione. I riconoscitori automatici specializzati per ogni tipo di formato catturano le informazioni contenute nella tabellina dei dati dei cartigli unificati da ciascuna azienda e ne ricavano una serie di testi che, verificati e normalizzati, entreranno a far parte del Data Base tecnico dell'applicativo. Questi testi, sincronizzati alla loro etichetta esplicativa (prompt del campo) serviranno all'utente per organizzare dei filtri di ricerca intelligenti, capaci di reperire in pochi istanti i disegni che soddisfano il criterio di selezione impostato. La velocità e la precisione sono la chiave di volta del sistema di archiviazione automatica : grazie a queste funzionalità si potranno ottenere economie di scala molto significative. Col nostro applicativo l'azienda é in grado di ammortizzare in tempi brevissimi gli investimenti fatti sull'automatizzazione degli archivi tecnici giustificandoli con un significative risparmio di tempo ed un considerevole aumento di qualità.

  UFFICIO TECNICO

  RICERCA PER CHIAVI

Doc-Manager fornisce un completo ed efficace sistema di ricerca. Tramite la tecnologia Relazionale l'utente autorizzato potrà selezionare un set di documenti fornendo o scegliendo uno o più filtri di ricerca. Il sistema mostrerà i dati di tutti i documenti registrati che possiedono le caratteristiche richieste e, con un semplice comando, l'utente potrà vederne tutte le informazioni presenti e consultare istantaneamente l'immagine del documento.

Le ricerche si possono anche effettuare per classe del documento, per numero di pratica o dossier e richiedere uno specifico catalogo di un dato fornitore.

VISUALIZZAZIONE E STAMPA I documenti e i disegni selezionati possono essere visualizzati nella zona grafica, ingranditi ed eventualmente stampati. L'utente avrà cosi la garanzia di operare con la copia conforme all'originale, in quanto nessuno potrà alterare il contenuto del file se non lasciando le indicazioni della modifica e la traccia della chiave di accesso personale. Per le aziende di produzione che prevedono la stampa dei disegni tecnici, Doc-Manager permette di acquisire una lista di codici di disegni e provvede alla loro stampa automatica. Nel rispetto delle strategie definite dall'utente che, sincronizzando i formati di stampa alle periferiche disponibili, ne ricava un significativo risparmio di tempi e di costi.

  SICUREZZA

Doc-Manager fornisce le più ampie garanzie di sicurezza e riservatezza delle informazioni.

Ogni utente viene riconosciuto e classificato per qualifica e reparto in modo da fornire un muro invalicabile all'accesso alle informazioni di altri.

La politica dei livelli di protezione viene personalizzata da ciascun responsabile del sistema che fornisce poi a ciascun utente le chiavi di accesso specifiche.

FIRMA ELETTRONICA Tramite una chiave elettronica o magnetica è possibile accedere alla consultazione dei documenti. Tale chiave fornisce all'utente i permessi per i documenti del suo dominio o, se autorizzato dal responsabile del sistema, i diritti di verifica sui files di reparto o generali. Questa procedura permette un altissimo grado di riservatezza delle informazioni e dell'integrità ed affidabilità del sistema informativo. La chiave di accesso permette di firmare le operazioni avvenute o i controlli eseguiti, fornendo un elevato grado di automatizzazione alle procedure di gestione degli iter. Ogni azione eseguita sull'archivio lascia la registrazione del numero di accesso dell'utente sul registro delle azioni, in modo da rendere reperibile ogni eventuale modifica o correzione.